Balada Drama dengan Vendor Kawinan

Dari awal gue mulai nulis blog mengenai preparation perkawinan gue itu bukan hanya semata-mata pengen nulis, tapi gue pengen banget apa yang gue share bisa membantu temen-temen capeng yang sedang melakukan persiapan pernikahan juga. Kenapa? Karena waktu pas gue mulai persiapan kawinan, sahabat sejati gue adalah internet dan google. Gue bisa berjam-jam berkutik di laptop hanya untuk browsing dan baca artikel dan review dari website, forum dan blog-blog untuk banyak hal related to the wedding terutama pemilihan vendor pernikahan. Sejak sebulan yang lalu, sudah banyak capeng yang email gue nanya-nanya mengenai vendor kawinan gue, dan gue sih seneng banget kalau bisa bantu dengan informasi yang gue punya.

Disini gue mau share 2 vendor di resepsi gue yang menurut gue dan hubs hasilnya mengecewakan. Gue ga berniat untuk menjelek-jelekkan, tapi hanya ingin sharing pengalaman gue seadanya (AS IS) agar temen-temen bisa lebih waspada dan aware akan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dengan vendor. Gue ga akan menyebutkan nama vendor disini, tapi kalau temen-temen ada yang ingin tau lebih detail silahkan japri ke gue via email ya. Semoga pengalaman gue ini bisa jadi contoh pembelajaran dalam pemilihan vendor untuk pernikahan temen-temen.

1. Vendor pertama adalah vendor photobooth. Kita ketemu vendor ini di pameran wedding di JCC sekitar 5-6 bulan sebelum hari H. Disana kita cek beberapa vendor untuk jasa photobooth dimana gue dan hubs sepakat untuk pakai jasa photobooth vendor ini. Kita langsung bayar DP di tempat. Lepas dari JCC kita mulai konsultasi dengan orang salesnya (orang yang sama ketika kita ketemu di JCC dan bayar DP) untuk masalah backdrop via whatsapp. Kita sendiri memang ga mau pake dekor bunga-bunga yang biasanya diprovide oleh vendor dekor untuk background photobooth. Inspirasinya adalah dari gambar seperti dibawah ini:



Idealnya backdrop ini dibuat secara manual di atas papan kayu yang dicat dengan "chalk-paint" berwarna hitam, dan semua tulisan ditulis dengan kapur putih. Tapi untuk efesiensi effort dan biaya, si vendor pun menawarkan jasa mereka untuk produce sebuah print backdrop sebesar 3x3 meter dengan biaya tambahan. Design semua yang buat gue dan hubs dari pemilihan font, peletakan nama dan segala tetek bengeknya. Sekitar 3-4 bulan sebelum hari H, hubs mengirimkan soft copy filenya ke pihak vendor untuk di print.



Setelah itu mereka ngabarin bahwa backdrop sudah selesai sekitar beberapa minggu sebelum hari H, dan karena keterbatasan mereka dengan storage dan transportasi, mereka minta supaya hubs ambil ke tempat printingnya di daerah Slipi. Ya sekarang pikir aja deh, sebagai Capeng yang punya hajat 2 minggu sebelum hari H sibuknya kaya apa? Mana sempet bisa ambil begituan. Eniway, akhirnya setelah nego, mereka menyanggupi agar si backdrop mereka bawa (entah gimana caranya) langsung ke lokasi resepsi di hari H.

Di hari H Jam 6.30 pm gue turun dari tempat rias ke bawah tempat resepsi, dan sungguh gue kaget karena hasilnya sungguh mengecewakan. Ini sample salah satu foto yang di hari H.

• Backdrop yang mereka print, dilipat dong.. jadi pas dipasang keliahatan seluruh lipatan-lipatan. Waktu hubs negur mereka on the spot (crew yang datang untuk acara resepsi gue), mereka hanya menyalahkan orang printnya yang datang dengan kondisi backdrop sudah terlipat. Mereka ga bertanggung jawab.


• Pihak vendor photobooth sudah tau bahwa ukuran backdrop adalah 3x3m tapi kalo temen-temen perhatiin, gantungan atasnya pun lebih pendek dari 3 meter sehingga banyak sisa backdrop yang jatoh ke lantai keinjek2.

The next day, hubs complain keras ke orang salesnya. Tapi apa daya? Mereka hanya bisa minta maaf. Mereka menawarkan kompensasi dengan membuat sebuah gambar karikatur tapi gue sama hubs udah males aja deal sama mereka. Menurut gue, kalau mereka menawarkan dan menyanggupi additional service berbayar ke client, itu harus end-to-end, karena pemilihan perusahaan printingnya pun mereka yang pilih. Tapi to be fair, hasil fotonya sendiri secara independent memang bagus. Gue dikirimin semua soft copy foto yang mereka foto di hari itu dan semua bagus-bagus. Cuman ya backdropnya bikin ilfil banget dan emosi jadi gue simpen aja tuh CD hasil foto-foto.

2. Vendor kedua dan yang terakhir, adalah vendor dekor gue. Sama halnya kaya vendor photobooth diatas, kita ketemu vendor ini lewat pameran wedding di JCC. Gue warning dulu nih... ceritanya agak panjang dan penuh dengan emosi (karena nulis posting ini kan harus inget-inget kejadian yang ga enak)... jadi kalo ga minat bacanya, cukup sampai disini aja.. tapi kalau kamu mau baca lebih lanjut silahkan click "Continue Reading"



Sebenernya di awal semua fine-fine aja dan mulai bergejolak ketika kita dapat email resignation dari PIC vendor dekor kita. Disini kita shock banget karena pemberitahuan ini datang pada awal bulan January, padahal tanggal resepsi kita di awal Maret. Jadi itu bener-bener kurang dari 2 bulan ke hari H. Di email dijelaskan kalau semua future wedding yang si PIC pegang sudah di "handover" ke ownernya langsung dan disarankan untuk schedule meeting dengan si owner secepatnya untuk discuss langsung gimana-gimananya.

PANIK DONG! Nyokap gue langsung kontak ownernya dan jelasin kalo kita salah satu capeng dari PIC yang baru resign. Kita langsung set waktu ketemuan di weekend itu di Citos. Yang datang ke meeting ini ada nyokap bokap gue, gue dan hubs. Owner datang dan kita langsung mulai diskusi ulang going through kontrak yang sudah disepakati keluarga saya dan si PIC sebelumnya. Disini mulai keliatan, kalau owner tidak ngerti/ngeh banyak hal di kontrak ini dan apa yang sudah disepakati di-awal. Terutama soal harga beberapa additional items yang kita request. Tapi setelah going back and forth with minor revision here and there, akhirnya kita ketemu di titik cerah kesepakatan. Sebelum owner pergi, dia minta gue untuk forward semua email-emailan gue dan PIC yang sebelumnya ke alamat email dia termasuk foto-foto referensi untuk dekor yang gue mau.

Besoknya gue langsung email foto-foto dan forward email-emailan gue dengan PIC yang resign ke si owner. Singkat kata, setelah pertemuan ini si owner was nowhere to be found. Susah sekali dihubungi. Nyokap beberapa kali whatsapp ke dia hanya di read, ga ada satupun yang dibalas. Tiap telfon ga ada yang angkat, dan sekalinya ada yang angkatm yang ngangkat perempuan, entah anak buahnya atau istrinya, dan dia menjawab bahwa si owner sedang nyetir dan ga bisa terima telfon. Nanti kalau sudah sampai akan ditelfon balik, which is ga pernah terjadi. Sekalinya nyokap gue "nangkep" si owner di telfon, dia blg dia sedang nyetir ke Jepara dan convince nyokap kalau dia akan telfon sepulangnya dia dari Jepara. Proses yang gue tulis barusan berlanjut sampai pertengahan February (2 minggu sebelum hari H). Karena panik, gue inget kalau spupunya hubs yang akan menikah di bulan Juni, juga pakai vendor dekor yang sama. Gue langsung minta hubs untuk minta nomer telfon dan PIC spupunya di vendor itu.

Infonya langsung gue kasih ke nyokap gue, dan hari besoknya si PIC spupunya hubs telfon gue dan minta maaf. Dia bilang sudah ngobrol dengan nyokap gue dan dijelasin keadaannya. Si owner itu hanya "sibuk" karena banyak kawinan yang diurus. OK FINE. Note, itu seminggu sebelum hari H. Yang bikin emosi saat itu adalah, gue disuruh milih property lagi karena si PIC ini gak pernah di share pilihan-pilihan gue oleh si owner. Kenapa gue emosi? Karena gue udah 3 kali melewati proses milih property (property itu maksudnya jenis kursi pelaminan, jenis meja angpao, jenis pergola, jenis standing flower, dll, dll) dan itu makan waktu banyak. Tiap proses pemilihan, gue sama hubs cuman disodorin iPad milik mereka dengan ratusan foto property di folder-folder. Dan pas kita pilih satu foto, mereka cuman mencatat di kertas (coret-coret), dan kalo gue minta foto-foto yang tadi gue pilih supaya di-email, alesannya oh disini ga ada sinyal dll dll. Intinya bagi gue dan hubs yang berdua sama-sama orang kantoran yang cukup sibuk, kita ngerasa wasting time banget untuk melakukan proses yang sama berulang kali. Sebagai vendor dekor harusnya client hanya harus melakukan proses pemilihan ini sekali saja.

Lanjut.

Ketika technical meeting, si owner dan 2 orang anak buahnya datang ke lokasi. Jujur, gue sudah tidak di-ikut sertakan dalam proses TM ini karena udah masuk pingitan. Gue tetep ngantor seperti biasa dan sorenya pas pulang kantor gue nyusul ke lokasi. Ternyata owner masih ada disana. Pas ketemu gue, dia minta-minta maaf lagi atas kejadian 3 minggu ini karena dia sibuk sekali. Intinya, dia menenangkan gue dan meyakinkan gue kalau gue ga perlu risau dan khawatir karena semua akan berjalan lancar. Disitu juga gue diminta konfirmasi beberapa items seperti jenis bunga bouquet gue dan bridesmaidsnya, pilihan kain tirai di pelaminan, penempatan foto-foto prewed, layar, gallery photo, dll.

Fast forward ke hari H.

Di ruang akad dekorasi cantik dan bagus, tidak ada masalah. Permasalahannya waktu gue dan hubs turun ke ruang resepsi jam 6.30 pm untuk foto (Acara mulai jam 7 pm). Pas masuk, gue langsung noticed bahwa banyak dekor yang dikerjakan tidak sesuai dengan perjanjian. Dari peletakan foto, model standing flowers, bouquet untuk bridesmaids yang salah warna, dan additional items yang kita special request (berbayar loh ya dan gak murah) tidak ada. Gue ga bisa tulis semua detailsnya disini, tapi gue bener-bener kecewa banget sama hasilnya (kalau ada yang mau tau detail items yang tidak sesuai silahkan japri aja via email). Intinya, dekorasi yang gue bayangkan dan yang sudah disepakati tidak di-ikuti. Mereka improvisasi sendiri tanpa info ke kita ataupun panitia.

Rasanya tuh gelo setengah mati (sekarang nulis aja masih KZL), karena udah berulang kali sampe di Technical Meetingpun sudah di discuss, kenapa bisa salah? Ga tau, mungkin hanya yang di atas yang bisa jawab. Dan ini kita bayar dekor puluhan juta ga nyangka bisa sekecewa ini.

Yang lebih mengecewakannya lagi, setelah hari H dan gue pulang dari honey moon, nyokap gue complain ke owner via email. Emailnya cukup detail dengan foto-foto yang teman dan keluarga yang foto. Dimana sangat jelas apa yang mereka deliver tidak sesuai dengan kontrak yang disepakati. Disitu kita mengharapkan uang dikembalikan per itemized based on kontrak untuk additional items yang memang mereka tidak kerjakan.

Gue lupa selang berapa lama (gak sebentar juga), si owner balas. Email dia kirim lewat email baru, jadi email complain nyokap gue yang dikirim sebelumnya gak dilampirin. Dia bilang kalau memang ada miskom untuk beberapa hal, tapi yang harus diperhatikan adalah bunga-bunga yang sudah dia "upgrade" ke yang lebih bagus dari yang kita sepakati di kontrak. Mereka juga sempat memberikan alesan untuk spesifik items tidak bisa mereka pasang karena vendor yang lain tidak memasang bagiannya on-time (nyalahin vendor lain).

Analoginya lucu, gimana bisa apresiasi sesuatu yang tidak ada di kontrak meanwhile yang ada di kontrak banyak yang tidak dipenuhi. Dan kalau memang ada kesulitan untuk memasang sesuatu karena vendor lain harusnya langsung dikomunikasikan ke pihak panitia agar bisa dibantu.

Kita reply sekali lagi, dengan melampirkan email complain pertama nyokap dan feedback kita mengenai balasan dia dan meminta kompensasi untuk items yang memang tidak di-deliver (tidak dikerjakan samsek), tapi sampe detik ini masih belum ada jawaban. Sehingga gue ngerasa harus share pengalaman buruk gue dengan vendor dekor ini agar temen-temen lebih cermat dan waspada ketika memilh vendor.

Mengingat spupunya hubs akan menggunakan jasa dekor dengan vendor yang sama, kita juga sudah mengingatkan ke mereka agar lebih cekatan untuk deal dengan vendor ini. Semoga acaranya semuanya tetap berjalan lancar.

Perlu gue garis bawahi bahwa gue bisa bilang begini karena gue dari sisi client. Dimana keluarga saya memberikan decor requirement yang disetujui dan disepakati oleh pihak vendor dengan sebuah biaya yang tidak murah. Ekspektasi kita tidak lebih dari yang sudah disepakati di kontrak. Gue orangnya realistis kok dan menganut paham what you pay is what you get. Tapi untuk yang ini what I paid is not what I get.

Namun dari sisi keluarga besar, tamu resepsi dan temen-temen yang datang, mereka sih ga tahu-menahu soal masalah dekor ini. Menurut mereka resepsinya dekornya cantik dan elegant. Jadi kalau hanya benchmarking feedback dari keluarga, mereka semua cukup puas dengan hasilnya. Ini penting ya sebagai masukan. Karena at the end of the day, tamu yang selalu menjadi masukan yang paling penting.

Semoga postingan saya yang super panjang ini bisa bermanfaat buat temen-temen untuk dapat vendor yang sesuai dan preparationnya berlangsung dengan lancar. Again, kalau ada yang ingin tau lebih detail dan pengen ngobrol atau sekedar tanya-tanya seputar vendor pernikahan, silahkan email saja ya :)

Good luck!